Amikor egy nagyobb megrendelő bejelenti, hogy hamarosan auditot tart a telephelyeden, a legtöbb gyártó cégnél egyszerre indul be a takarítási roham és a papírmunka hajtóvadászata. Pedig a beszállítói audit nem egy váratlan vizsga, hanem egy előre látható, jól felkészíthető esemény, amelyre hónapokkal korábban is el lehet kezdeni készülni. Azok a cégek, amelyek nem az utolsó pillanatban kapkodnak, hanem folyamatosan karbantartják a rendszereiket, nemcsak az adott auditon teljesítenek jobban, hanem hosszú távon is stabilabb, kiszámíthatóbb partnernek számítanak a megrendelők szemében.
Milyen típusú auditokra érdemes számítani
A beszállítói auditok formája megrendelőnként és iparáganként eltérő lehet, de néhány alaptípus szinte mindenhol visszaköszön. A minőségirányítási rendszer auditja azt vizsgálja, hogy a cég folyamatai megfelelnek-e a dokumentált eljárásoknak, míg a folyamatauditok egy-egy konkrét gyártási lépésre, például egy présüzemre vagy egy hegesztő cellára fókuszálnak. Ezeken túl egyre gyakoribbak a fenntarthatósági és etikai auditok is, amelyek a munkakörülményeket, az energiafelhasználást és a beszállítói láncot vizsgálják. Érdemes már a felkészülés legelején tisztázni a megrendelővel, pontosan melyik típusról van szó, mert ez alapjaiban határozza meg, mely dokumentumokat és mely területeket kell előkészíteni. Egy tisztázatlan elvárás miatt sok cég olyan anyagokat készít elő, amelyekre végül szükség sincs, miközben a valóban fontos területek felkészületlenül maradnak. Érdemes azt is figyelembe venni, hogy egyes megrendelők saját, egyedi kérdőívvel vagy pontozási rendszerrel dolgoznak, amelyet gyakran már hetekkel az audit előtt megküldenek – ezt a dokumentumot érdemes szó szerint végigolvasni, mert pontosan megmutatja, mely területeken várható a legszigorúbb értékelés, és melyek azok a kritériumok, amelyeken elbukhat egyébként jól teljesítő cég is.
Hogyan mérd fel a jelenlegi állapotot induláskor
Mielőtt bármilyen konkrét intézkedésbe kezdenél, érdemes egy belső, önkritikus felmérést végezni, amely úgy vizsgálja a folyamatokat, mintha egy külső auditor szemével néznéd őket. Ez az úgynevezett belső előaudit rendkívül hasznos, mert rávilágít azokra a hiányosságokra, amelyeket a mindennapi rutin miatt a saját csapat már észre sem vesz. Célszerű egy multidiszciplináris csoportot összeállítani, amelyben a minőségbiztosítás mellett a termelés, a karbantartás és a beszerzés képviselői is helyet kapnak, mert az auditorok gyakran pont a részlegek közötti átfedéseknél, a felelősségi körök határán találják a legtöbb problémát. A precíziós mérés és a mérési eredmények nyomon követhetősége szintén kiemelt terület szokott lenni – ebben a témában érdemes megnézni a Mitutoyo és a Gnosjö Automatsvarvning együttműködéséről szóló cikkünket, amely jól szemlélteti, hogyan segít a modern méréstechnika abban, hogy egy gyártó cég folyamatosan megfeleljen a szigorú minőségi elvárásoknak.
Milyen dokumentációt kérnek szinte mindig
Az auditorok szinte kivétel nélkül kérik a minőségirányítási kézikönyvet, a folyamatleírásokat, a kalibrálási nyilvántartásokat és a hibakezelési jegyzőkönyveket. Emellett gyakran vizsgálják a beszállítói lánc saját minősítési rendszerét is, vagyis azt, hogy a te vállalatod hogyan ellenőrzi a saját alvállalkozóit és alapanyag-beszállítóit. Sok cégnél ezen a ponton derül ki, hogy a dokumentáció papíron létezik, de a napi gyakorlat már eltért tőle, vagy hogy a nyilvántartások pontatlanok, hiányosak, esetleg elavultak. A dokumentáció rendbetétele nem egyetlen hét alatt elvégezhető feladat, ezért érdemes már hónapokkal az audit előtt kijelölni egy felelőst, aki folyamatosan frissíti és ellenőrzi az anyagokat. Külön figyelmet érdemel a képzési nyilvántartás is, hiszen az auditorok gyakran rákérdeznek arra, hogy az adott gépet kezelő munkatárs valóban rendelkezik-e a szükséges, dokumentált képzéssel. Hasonlóan fontos terület a mérőeszközök kalibrálási előzményeinek nyomon követhetősége: ha egy mérőeszköz kalibrálási határideje lejárt, vagy a kalibrálási tanúsítvány nem elérhető azonnal, az auditorok ezt komoly hiányosságként könyvelik el, még akkor is, ha a mérési eredmények egyébként megbízhatóak voltak. Érdemes ezért egy központi, könnyen kereshető nyilvántartást vezetni minden kalibrálásköteles eszközről, feltüntetve a következő esedékesség dátumát is, hogy ne csak az audit előtti hetekben, hanem folyamatosan naprakész legyen ez a terület.
Hogyan zajlik maga az audit napja
Az audit napja jellemzően egy nyitó megbeszéléssel indul, ahol az auditor ismerteti a vizsgálat menetét és a fókuszterületeket, majd ezt követi a telephelyi bejárás, a dokumentumellenőrzés és a munkatársakkal folytatott interjúk. Az egyik leggyakoribb hiba, hogy a cégek csak a vezetőket készítik fel az interjúkra, pedig az auditor sokszor pont a gépkezelőket vagy az operátorokat kérdezi, hiszen az ő válaszaikból derül ki leghitelesebben, hogy a leírt eljárásokat valóban betartják-e a mindennapokban. Érdemes ezért minden érintett munkatársat felkészíteni arra, hogy nyugodtan, őszintén válaszoljon, és ne féljen elmondani, ha egy adott lépésnél bizonytalan – az auditorok tapasztalata szerint a hiteles, természetes válaszok sokkal meggyőzőbbek, mint a betanult, mereven elmondott szövegek. A bejárás során a rendezettség, a jelölések, a veszélyes anyagok tárolása és a munkavédelmi eszközök használata is kiemelt figyelmet kap. Sok auditor emellett szúrópróbaszerűen visszakérdez korábbi hibaesetekre is: megnézi, hogyan reagált a cég egy adott minőségi problémára, milyen gyökérokelemzést végzett, és hogyan bizonyosodott meg arról, hogy a hiba nem ismétlődik meg. Az ilyen jellegű kérdésekre érdemes konkrét, dokumentált példákkal készülni, mert egy jól levezetett, tényekkel alátámasztott esettanulmány sokkal meggyőzőbb, mint egy általános, elvi válasz.
Mi történik az audit után
Az audit lezárása után szinte mindig születik egy jelentés, amelyben az auditor kisebb és nagyobb eltéréseket, úgynevezett nonkonformitásokat sorol fel. Ezek kezelése legalább annyira fontos, mint maga az audit napja, hiszen a megrendelők jellemzően azt is figyelik, milyen gyorsan és milyen alapossággal reagál a beszállító a felvetett hiányosságokra. Érdemes minden eltéréshez konkrét, határidőhöz kötött intézkedési tervet készíteni, és ezt dokumentált formában visszaküldeni a megrendelőnek, mert ez erősíti a bizalmat és a hosszú távú együttműködés alapját. A legsikeresebb cégek nem egyszeri projektként, hanem folyamatos fejlesztési ciklusként kezelik az auditokat: minden egyes vizsgálat tanulságait beépítik a saját belső eljárásaikba, így a következő alkalommal már jóval kevesebb meglepetés éri őket. Érdemes az intézkedési terv végrehajtását is nyomon követhető formában dokumentálni, feltüntetve a felelősöket és a tényleges lezárás dátumát, mert egy nagyobb, ismétlődő auditsorozat esetén a megrendelők gyakran összevetik a korábbi jelentéseket az aktuális állapottal, és kifejezetten pozitívan értékelik, ha látják a folyamatos, dokumentált fejlődést.
A beszállítói auditra való felkészülés valójában sosem ér véget igazán, hiszen a legjobban felkészült cégek folyamatosan, nem pedig auditról auditra gondolkodnak a minőségről. Aki ezt a szemléletet sikeresen beépíti a mindennapi működésbe, azon nemcsak az auditok napján, hanem a teljes megrendelői kapcsolat során is meglátszik, és hosszú távon versenyelőnyt jelent a kevésbé felkészült konkurenciával szemben.